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Happy Leaders

Souffrez-vous de réunionite aigue ?

Trois semaines par an. Plus de six semaines pour les cadres !

C'est le temps que les salariés français passent en moyenne en réunion, selon une étude réalisée par l'institut Opinionway pour un  cabinet de conseil spécialisé dans la qualité de travail et la prévention des risques psychosociaux

Vous est-il déjà arrivé d'aller dans une réunion sans vraiment savoir quels étaient l'objet et l'objectif de cette réunion ?

De vous y rendre au  pied levé, pour remplacer votre boss ou votre collègue, sans avoir été auparavant briffé ? juste pour dire que quelqu'un de votre service était présent !

Combien de fois arrivez-vous dans une réunion sans avoir pu la préparer, sortant en courant de l'une pour enter dans la suivante ?

Combien de fois vous êtes-vous retrouvé dans des réunions où vous vous demandiez quelle était la plus value de certaines personnes par rapport au sujet ? Un comité restreint, bien ciblé, aurait été largement plus efficace, non ?

Combien de fois votre réunion s'est-elle trouvée perturbée par l'arrivée d'un ou une retardataire ? En prime, non content(e) d'être en retard, il/elle se confond en explications / excuses au lieu de rentrer discrètement pour ne pas interrompre le déroulé en cours !

 Comment faire pour que vos réunions soient fructueuses ?

Il existe un certain nombre de règles, qui, lorsqu'elles sont respectées permettent d'améliorer la qualité des réunions et de ce qu'il en sortira.

Prenons ne serait-ce que le contre-pied des exemples listés précédemment et envisageons quelques autres stratégies.

 

Si vous êtes l'organisateur d'une réunion :

- Précisez le type de réunion : est-ce une réunion informative, stratégique, de suivi (d'un plan d'action par exemple) ?

- Définissez clairement l'objet de la réunion et ce que vous en attendez (l'objectif).

- Présentez, en quelques phrases, l'ordre du jour de cette réunion, les documents qu'il sera peut-être nécessaire d'apporter.

- Définissez quelles seront les personnes les plus aptes, les plus représentatives par rapport au sujet et à l'objectif de votre réunion, avant d'envoyer vos invitations.

- Limitez-en le nombre : un petit groupe favorise la prise d'initiative et diminue les longs débats qui nuisent à la créativité.

- Démarrez à l'heure par exemplarité et par correction vis à vis de ceux qui sont à l'heure.

- Rappelez les consignes que vous souhaitez voir respectées  : "pas de téléphone ou de mail, pas de redite pour les retardataires"...

- Répartissez des rôles : modérateur, gardien du temps, rédacteur du compte-rendu...

Il est effectivement difficile, en tant qu'animateur d'une réunion, de pouvoir se concentrer à la fois sur l'animation, sur le temps de parole de chacun afin que tout le monde participe, sur le timing du déroulé de la réunion, sur la prise de notes... Si la réunion est récurrente, n'hésitez pas à solliciter chacun et à faire tourner les rôles.

- Si votre réunion se fait par téléconférence, restez maitre du digital et non l'inverse. Respectez les horaires de début et de fin, encore plus plus que pour des réunions en présentiel.

- Limitez vos réunions dans le temps et faites un tour de table en fin de parcours, pour mieux préparer la suite. Que peut-on faire pour gagner en efficacité ? Quel est l’objectif précis de la prochaine réunion ? 

- Proposez, ou mieux, faites un tour de table en fin de réunion, pour mieux préparer la suite. Cela vous permettra de préparer la suite, prendre RDV et surtout de gagner en efficacité  en posant une simple question : que pouvons-nous améliorer pour gagner en efficacité lors de notre prochaine réunion ? Sans doute cela surprendra t'il vos invités la première fois, mais je parie que, l'effet de surprise passé, ils se prendront au jeu et qu'au fil des réunions vous gagnerez tous en efficacité.

- N'hésitez pas à ouvrir les fenêtres si cela est possible ou mettre en route la climatisation pour renouveler l'apport en oxygène dans la pièce si vous ne voulez pas que vos participants rêvassent ou piquent du nez. Une étude sur la capacité d'attention montre qu'elle varie en fonction de l'environnement. En une heure de réunion, nous pouvons produire jusqu'à 1400 ppm de CO2 alors que notre cerveau n'est habitué qu' à 400 ppm. Une autre étude a montré que nos capacités cognitives diminuent à mesure que le taux de CO2 augmente. Or, les individus présents dans votre réunions sont justement là pour utiliser leurs capacités cognitives (réflexion, compréhension, décision...).

Si rien de tout cela n'est possible, adoptez des plantes dans vos bureaux et salles de réunion, elles transformeront, grâce à la photosynthèse,  le CO2 que vous dégagez en oxygène qui viendra nourrir les cellules de votre cerveau.

 

Si vous êtes convié à une réunion :

- Prenez le temps de vérifier que votre présence est vraiment nécessaire, si vous êtes vraiment la personne la mieux placée pour apporter des réponses et de la plus value dans cette réunion ou si l'un de vos collaborateurs ne serait pas plus "efficace" que vous, en fonction du sujet.

L'ego n'a rien à faire avec les réunions.

Ce qui est important c'est la productivité au sein de la réunion. Il est beaucoup plus productif, pour vous et votre collaborateur, de lui déléguer cette participation plutôt que de lui demander de vous briffer sur le sujet. Vous n'en saurez jamais autant que lui, et vous prenez du temps sur vos deux temps de travail.

De plus, cette délégation peut aussi être une piste de motivation car vous lui montrez ainsi votre confiance en lui.

- Préparez le sujet afin d'être plus efficace.

- En réunion, concentrez-vous et restez concentré sur le sujet et non sur votre téléphone ou vos mails.

 

Les étonnantes stratégies de Jeff Bezos, l'emblématique patron d'Amazon :

* Programmez vos réunions stratégiques avec les "hauts potentiels" de votre société le matin, avant le déjeuner, mais jamais avant 10H 

Si vous êtes dans une grande métropole, il y a fort à parier qu'être présent sur votre lieu de travail à 8h relève de l'exploit, sauf à demeurer à proximité de votre entreprise.

Ce conseil me parait donc faire totalement sens.

* La règle des deux pizzas

Jeff Bezos considère que, plus il y aura de participants, moins la réunion sera productive.

Sa solution ?

Ne jamais organiser une réunion où deux pizzas ne suffiraient pas à rassasier tout le monde. Compte-tenu de la taille des pizzas américaines par rapport aux pizzas Françaises, le nombre pourrait être adapté.

Ceci n'est bien évidemment qu'une image permettant de fixer un nombre maximum de participants.

* Pas de Power Point en réunion

Bien connu du monde de l'entreprise et des réunions, le "ppt" est largement utilisé comme support de présentation et de travail.

Dans un email de juin 2004 à son équipe de direction intitulé "il n'y aura plus de présentations PowerPoint", Jeff Bezos a indiqué :

"Les présentations de type Power Point donnent parfois l'autorisation de faire l'impasse sur certaines idées, d'aplanir les niveaux d'importance et d'ignorer le fait que les idées sont interconnectées."

A la place, il préconise la rédaction d'un document avec des phrases complètes.

Ce document est remis en début de séance à chaque participant, pour lecture, en silence !

Il estime que, rédiger un document construit, permet de descendre beaucoup plus en profondeur dans le sujet et donne l'opportunité aux lecteurs d'annoter les idées qui leur viennent pendant la lecture. La discussion sera ensuite beaucoup plus riche.

 

Ah, et une petite dernière (astuce)

Si vous êtes l'organisateur, pensez à réserver la salle de réunion avec des horaires plus larges que ceux de votre réunion :

-1/4 d'heure avant vous permettra :

de faire sortir les retardataires de la réunion précédente

de préparer votre matériel et vérifier que tout fonctionne avant l'arrivée de vos invités

-1/2 heure après vous permettra :

de ranger

de faire votre compte-rendu, vos minutes, si vous en êtes en charge.

 Isabelle Racouchot

 

Et vous ?

  • Quel est votre rapport aux réunions ?
  • Quels sont, pour vous, les indicateurs d'une réunion réussie ?
  • Comment gérez-vous le risque de réunionnite ?
  • Que pourriez-vous faire pour améliorer l'efficacité de vos réunions ?

Vos commentaires et partages sont les bienvenus !

Et pour passer à l’action, contactez Happy Leaders…

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